Quy định mới về lưu trữ tài liệu lưu trữ số từ 1/7

Quy định mới về lưu trữ tài liệu lưu trữ số từ 1/7
Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 05/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

Thông tư số 05/2025/TT-BNV quy định chi tiết khoản 2 Điều 29, khoản 3 Điều 34, khoản 7 Điều 36 Luật Lưu trữ, bao gồm: Thể thức, kỹ thuật trình bày và quy trình số hóa tài liệu lưu trữ; thể thức, kỹ thuật trình bày khi chuyển đổi tài liệu lưu trữ số sang tài liệu lưu trữ giấy; thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị.

Cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ số

Theo Thông tư, dữ liệu tài liệu lưu trữ số gồm dữ liệu của phông lưu trữ, dữ liệu của hồ sơ lưu trữ và dữ liệu của tài liệu lưu trữ.

Theo Luật Lưu trữ, tài liệu lưu trữ số có đầy đủ giá trị pháp lý như thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Dữ liệu của phông lưu trữ gồm: mã phông, công trình, sưu tập lưu trữ; tên phông, công trình, sưu tập lưu trữ; trạng thái (đóng, mở); lịch sử đơn vị hình thành phông; thời gian tài liệu; tổng số tài liệu; phương án phân loại hoặc các nhóm tài liệu chủ yếu; ngôn ngữ; chế độ dự phòng; ghi chú.

Dữ liệu của hồ sơ lưu trữ gồm: mã hồ sơ; tiêu đề hồ sơ; thời hạn lưu trữ; mức độ tiếp cận; ngôn ngữ; thời gian bắt đầu; thời gian kết thúc; từ khóa; tổng số tài liệu trong hồ sơ; số lượng tờ (đối với hồ sơ số hóa); số lượng trang; tình trạng vật lý (đối với hồ sơ số hóa); ký hiệu thông tin; mức độ tin cậy; mã hồ sơ gốc giấy (đối với hồ sơ số hóa); chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin hồ sơ (trường hợp số hóa cả hồ sơ thành một tệp tin); ghi chú.

Dữ liệu của tài liệu lưu trữ gồm: mã định danh tài liệu; mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; tên loại tài liệu; số của tài liệu; ký hiệu của tài liệu; ngày tháng năm ban hành tài liệu; tên cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành tài liệu; trích yếu nội dung; ngôn ngữ; số lượng trang; số lượng tờ (đối với tài liệu số hóa); ký hiệu thông tin; từ khóa; mức độ tiếp cận; mức độ tin cậy; bút tích (đối với tài liệu số hóa); tình trạng vật lý (đối với tài liệu số hóa); quy trình xử lý (đối với tài liệu gốc điện tử); chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú. (*)

Dữ liệu của tài liệu lưu trữ phim, ảnh (không bao gồm dữ liệu tại điểm (*) nêu trên) gồm: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm bản gốc, dương bản); số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tên sự kiện; tiêu đề phim, ảnh; tác giả; địa điểm chụp; thời gian chụp; màu sắc; cỡ phim, ảnh; tài liệu đi kèm; mức độ tiếp cận; tình trạng vật lý; chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

Dữ liệu của tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình (không bao gồm dữ liệu tại điểm (*) nêu trên) gồm: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm thanh, video); số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tên sự kiện; tiêu đề âm thanh, video; tác giả; địa điểm; thời gian; ngôn ngữ; thời lượng; tài liệu đi kèm; mức độ tiếp cận; chất lượng âm thanh, video; tình trạng vật lý; chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

Thông tư nêu ẽo, dữ liệu của tài liệu lưu trữ số được đóng thành các gói khác nhau theo cấu trúc dữ liệu cụ thể phù hợp với từng nghiệp vụ lưu trữ.

Bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình số hóa

Theo Thông tư, không ảnh hưởng đến hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ gốc được số hóa.

Không làm xáo trộn trật tự sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ.

Trật tự sắp xếp tài liệu lưu trữ số hóa trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số (Hệ thống) thống nhất với trật tự sắp xếp tài liệu lưu trữ gốc trong kho lưu trữ.

Không số hoá tài liệu lưu trữ có tình trạng bết, dính, rách nát, mờ chữ hoặc có tình trạng vật lý ảnh hưởng đến mức độ đầy đủ, chính xác của nội dung thông tin; các tài liệu này phải được xử lý nghiệp vụ trước khi số hóa.

Tài liệu lưu trữ số hóa được bảo quản an toàn trong Hệ thống và sẵn sàng phục vụ nhu cầu sử dụng.

Yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ số

Theo Thông tư, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất hai bộ, mỗi bộ trên một phương tiện lưu trữ độc lập, việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.

Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi tài liệu lưu trữ số với kiểm tra, sao lưu, phục hồi với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ số được kiểm tra, sao lưu, phục hồi đồng thời với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Quy trình, thủ tục, cách thức kiểm tra, sao lưu, phục hồi tài liệu lưu trữ số được thực hiện đồng bộ với quy trình, thủ tục, cách thức kiểm tra, sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Hạ tầng kỹ thuật, phần mềm bảo quản tài liệu lưu trữ số thực hiện theo quy định về Kho lưu trữ số.

Theo Thông tư, hằng năm cơ quan, tổ chức phải lập kế hoạch kiểm tra tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý. Định kỳ và trong thời hạn 03 năm, cơ quan, tổ chức phải bảo đảm kiểm tra toàn bộ tài liệu lưu trữ số thuộc phạm vi quản lý.

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2025. Bãi bỏ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Bình luận

0 bình luận, đánh giá

TVQuản trị viênQuản trị viên

Xin chào quý khách. Quý khách hãy để lại bình luận, chúng tôi sẽ phản hồi sớm

Trả lời.
Thông tin người gửi
Nhấn vào đây để đánh giá
Thông tin người gửi
Cùng chuyên mục

Bài xem nhiều

Đáng chú ý

Nổi bật trang chủ
Hà Nội chuẩn bị công bố điểm thi vào lớp 10
30 Tháng 06, 2025

Hội đồng chấm thi kỳ thi tuyển sinh vào lớp 10 THPT công lập năm học 2025-2026 của TP Hà Nội đang hoàn thiện các công đoạn cuối của khâu chấm thi. Sở GDĐT Hà Nội dự kiến công bố kết quả thi từ ngày 4/7 đến ngày 6/7/2025.

Đọc thêm

"Sẽ không có sự nhượng bộ nào", Mỹ cảnh báo NATO về lá bài chủ chốt của Nga

30 Tháng 06, 2025

Những người phản đối Nga có thể đã quên mất quân bài chủ chốt của Nga dưới hình thức vũ khí hạt nhân trong nỗ...

Bắt tạm giam Kế toán trường học ở Phú Thọ chiếm đoạt tiền bảo hiểm y tế học sinh

Bắt tạm giam Kế toán trường học ở Phú Thọ chiếm đoạt tiền bảo hiểm y tế học sinh

30 Tháng 06, 2025

Công an tỉnh Phú Thọ khởi tố, bắt tạm giam Kế toán trường THCS Ngô Xá (huyện Cẩm Khê) chiếm đoạt tiền bảo hiểm y...

Vì sao “Squid Game 3” gây thất vọng toàn cầu?

Vì sao “Squid Game 3” gây thất vọng toàn cầu?

30 Tháng 06, 2025

Phần ba của loạt phim “Squid Game” ra mắt với kỳ vọng lớn từ khán giả, nhưng bị chê là thiếu kịch tính, nội dung...

Những thống kê 'khủng' về Messi và Ronaldo

Những thống kê 'khủng' về Messi và Ronaldo

29 Tháng 06, 2025

Dù đã lên hàng lão tướng, bộ đôi Messi và Ronaldo và liên tục khiến người hâm mộ ngỡ ngàng với phong độ ấn tượng...

Những cặp đôi nổi tiếng Hàn Quốc 'biến' tình yêu màn ảnh thành cuộc tình thực sự

Những cặp đôi nổi tiếng Hàn Quốc 'biến' tình yêu màn ảnh thành cuộc tình thực sự

29 Tháng 06, 2025

Dưới đây là một số ngôi sao phim truyền hình Hàn Quốc đã từng đóng chung với người yêu hiện tại của mình khiến người...

Sông Lam Nghệ An đón loạt tin vui về nhân sự

Sông Lam Nghệ An đón loạt tin vui về nhân sự

29 Tháng 06, 2025

Đội bóng xứ Nghệ gia hạn hợp đồng với một loạt nhân tố quan trọng hậu V-League 2024/25.

Phong toả tài sản Phó Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Z Holding

Phong toả tài sản Phó Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Z Holding

29 Tháng 06, 2025

Bộ Công an đề nghị Thanh Hóa cung cấp thông tin, tạm dừng giao dịch tài sản liên quan đến Phó Tổng Giám đốc Công...

Tân Hoa hậu Hà Trúc Linh: Không cố gắng trở thành ai đó, dám sống đúng với con người thật của mình

Tân Hoa hậu Hà Trúc Linh: Không cố gắng trở thành ai đó, dám sống đúng với con người thật của mình

28 Tháng 06, 2025

Hà Trúc Linh Hoa hậu Việt Nam 2024 tâm sự rằng, cô sẽ không cố gắng trở thành ai đó mà dám sống đúng...

Các CLB Argentina chơi xấu nhất vòng bảng FIFA Club World Cup 2025

Các CLB Argentina chơi xấu nhất vòng bảng FIFA Club World Cup 2025

28 Tháng 06, 2025

Thống kê cho thấy có một nửa số thẻ đỏ tại vòng bảng FIFA Club World Cup 2025 tới từ các CLB Argentina.

'Cánh tay phải' của ông Zelensky dính đại án tham nhũng chấn động Ukraine, nghi 'ăn' hối lộ hàng triệu USD

'Cánh tay phải' của ông Zelensky dính đại án tham nhũng chấn động Ukraine, nghi 'ăn' hối lộ hàng triệu USD

28 Tháng 06, 2025

Tòa án Chống tham nhũng cấp cao của Ukraine vừa ra lệnh cấm xuất cảnh đối với Phó Thủ tướng kiêm Bộ trưởng Bộ Đoàn...

Tài xế

Tài xế "chặt chém" 4,2 triệu đồng của 2 người Lào Cai, từng ép khách chuyển tiền ở vụ khác

28 Tháng 06, 2025

Tài xế Thái Ngọc Anh bị khởi tố vì cưỡng đoạt 4,2 triệu đồng của 2 người ở Lào Cai. Trước đó, người này cũng...

Thủ tướng chỉ đạo chủ động ứng phó với mưa lớn ở Bắc Bộ

Thủ tướng chỉ đạo chủ động ứng phó với mưa lớn ở Bắc Bộ

28 Tháng 06, 2025

Để bảo đảm an toàn tính mạng người dân, hạn chế thiệt hại về tài sản, Thủ tướng đã ban hành công điện về việc...

Trong tháng 6, quân Nga kiểm soát thêm 500km2 lãnh thổ Ukraine

Trong tháng 6, quân Nga kiểm soát thêm 500km2 lãnh thổ Ukraine

28 Tháng 06, 2025

Vào tháng 6, tốc độ tấn công của Lực lượng Vũ trang Nga tăng 30% so với tháng 5, có thể chiếm được khoảng 500km2...

U23 Thái Lan có biến trước thềm U23 Đông Nam Á

U23 Thái Lan có biến trước thềm U23 Đông Nam Á

28 Tháng 06, 2025

Đội tuyển U23 Thái Lan nguy cơ phải thay huấn luyện viên ở giải vô địch U23 Đông Nam Á.

0.69697 sec| 2300.133 kb