Quy định mới về lưu trữ tài liệu lưu trữ số từ 1/7

Quy định mới về lưu trữ tài liệu lưu trữ số từ 1/7
Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 05/2025/TT-BNV quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

Thông tư số 05/2025/TT-BNV quy định chi tiết khoản 2 Điều 29, khoản 3 Điều 34, khoản 7 Điều 36 Luật Lưu trữ, bao gồm: Thể thức, kỹ thuật trình bày và quy trình số hóa tài liệu lưu trữ; thể thức, kỹ thuật trình bày khi chuyển đổi tài liệu lưu trữ số sang tài liệu lưu trữ giấy; thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị.

Cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ số

Theo Thông tư, dữ liệu tài liệu lưu trữ số gồm dữ liệu của phông lưu trữ, dữ liệu của hồ sơ lưu trữ và dữ liệu của tài liệu lưu trữ.

Theo Luật Lưu trữ, tài liệu lưu trữ số có đầy đủ giá trị pháp lý như thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Dữ liệu của phông lưu trữ gồm: mã phông, công trình, sưu tập lưu trữ; tên phông, công trình, sưu tập lưu trữ; trạng thái (đóng, mở); lịch sử đơn vị hình thành phông; thời gian tài liệu; tổng số tài liệu; phương án phân loại hoặc các nhóm tài liệu chủ yếu; ngôn ngữ; chế độ dự phòng; ghi chú.

Dữ liệu của hồ sơ lưu trữ gồm: mã hồ sơ; tiêu đề hồ sơ; thời hạn lưu trữ; mức độ tiếp cận; ngôn ngữ; thời gian bắt đầu; thời gian kết thúc; từ khóa; tổng số tài liệu trong hồ sơ; số lượng tờ (đối với hồ sơ số hóa); số lượng trang; tình trạng vật lý (đối với hồ sơ số hóa); ký hiệu thông tin; mức độ tin cậy; mã hồ sơ gốc giấy (đối với hồ sơ số hóa); chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin hồ sơ (trường hợp số hóa cả hồ sơ thành một tệp tin); ghi chú.

Dữ liệu của tài liệu lưu trữ gồm: mã định danh tài liệu; mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; tên loại tài liệu; số của tài liệu; ký hiệu của tài liệu; ngày tháng năm ban hành tài liệu; tên cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành tài liệu; trích yếu nội dung; ngôn ngữ; số lượng trang; số lượng tờ (đối với tài liệu số hóa); ký hiệu thông tin; từ khóa; mức độ tiếp cận; mức độ tin cậy; bút tích (đối với tài liệu số hóa); tình trạng vật lý (đối với tài liệu số hóa); quy trình xử lý (đối với tài liệu gốc điện tử); chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú. (*)

Dữ liệu của tài liệu lưu trữ phim, ảnh (không bao gồm dữ liệu tại điểm (*) nêu trên) gồm: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm bản gốc, dương bản); số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tên sự kiện; tiêu đề phim, ảnh; tác giả; địa điểm chụp; thời gian chụp; màu sắc; cỡ phim, ảnh; tài liệu đi kèm; mức độ tiếp cận; tình trạng vật lý; chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

Dữ liệu của tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình (không bao gồm dữ liệu tại điểm (*) nêu trên) gồm: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm thanh, video); số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tên sự kiện; tiêu đề âm thanh, video; tác giả; địa điểm; thời gian; ngôn ngữ; thời lượng; tài liệu đi kèm; mức độ tiếp cận; chất lượng âm thanh, video; tình trạng vật lý; chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

Thông tư nêu ẽo, dữ liệu của tài liệu lưu trữ số được đóng thành các gói khác nhau theo cấu trúc dữ liệu cụ thể phù hợp với từng nghiệp vụ lưu trữ.

Bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ trong quá trình số hóa

Theo Thông tư, không ảnh hưởng đến hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và nội dung thông tin của tài liệu lưu trữ gốc được số hóa.

Không làm xáo trộn trật tự sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ.

Trật tự sắp xếp tài liệu lưu trữ số hóa trong Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số (Hệ thống) thống nhất với trật tự sắp xếp tài liệu lưu trữ gốc trong kho lưu trữ.

Không số hoá tài liệu lưu trữ có tình trạng bết, dính, rách nát, mờ chữ hoặc có tình trạng vật lý ảnh hưởng đến mức độ đầy đủ, chính xác của nội dung thông tin; các tài liệu này phải được xử lý nghiệp vụ trước khi số hóa.

Tài liệu lưu trữ số hóa được bảo quản an toàn trong Hệ thống và sẵn sàng phục vụ nhu cầu sử dụng.

Yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ số

Theo Thông tư, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất hai bộ, mỗi bộ trên một phương tiện lưu trữ độc lập, việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.

Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi tài liệu lưu trữ số với kiểm tra, sao lưu, phục hồi với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ số được kiểm tra, sao lưu, phục hồi đồng thời với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Quy trình, thủ tục, cách thức kiểm tra, sao lưu, phục hồi tài liệu lưu trữ số được thực hiện đồng bộ với quy trình, thủ tục, cách thức kiểm tra, sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Hạ tầng kỹ thuật, phần mềm bảo quản tài liệu lưu trữ số thực hiện theo quy định về Kho lưu trữ số.

Theo Thông tư, hằng năm cơ quan, tổ chức phải lập kế hoạch kiểm tra tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý. Định kỳ và trong thời hạn 03 năm, cơ quan, tổ chức phải bảo đảm kiểm tra toàn bộ tài liệu lưu trữ số thuộc phạm vi quản lý.

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2025. Bãi bỏ Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Bình luận

0 bình luận, đánh giá

TVQuản trị viênQuản trị viên

Xin chào quý khách. Quý khách hãy để lại bình luận, chúng tôi sẽ phản hồi sớm

Trả lời.
Thông tin người gửi
Nhấn vào đây để đánh giá
Thông tin người gửi

Bài xem nhiều

Đáng chú ý

Nổi bật trang chủ
Bill Gates đầu tư cho giáo dục châu Phi
10 Tháng 06, 2025

Tỷ phú Bill Gates sẽ trao tặng phần lớn tài sản trị giá 200 tỷ USD để hỗ trợ phát triển y tế và giáo dục tại Châu Phi trong 20 năm tới.

Đọc thêm
Vợ cũ Hoài Lâm chuẩn bị lên xe hoa với nam ca sĩ nổi tiếng

Vợ cũ Hoài Lâm chuẩn bị lên xe hoa với nam ca sĩ nổi tiếng

10 Tháng 06, 2025

Vợ cũ Hoài Lâm Cindy Lư đang chuẩn bị tổ chức đám cưới với nam ca sĩ nổi tiếng, sau màn cầu hôn gây...

Tỷ phú Elon Musk hoảng loạn sau một bức ảnh từ Los Angeles

Tỷ phú Elon Musk hoảng loạn sau một bức ảnh từ Los Angeles

10 Tháng 06, 2025

Doanh nhân người Mỹ Elon Musk bày tỏ mối quan ngại sâu sắc về các cuộc biểu tình ở Los Angeles và ông đã đăng...

Báo động không kích trên toàn Ukraine, cơn thịnh nộ của Nga đang đến

Báo động không kích trên toàn Ukraine, cơn thịnh nộ của Nga đang đến

09 Tháng 06, 2025

Theo dữ liệu từ bản đồ trực tuyến của Bộ Chuyển đổi số Ukraine, một cảnh báo không kích đã được ban bố trên khắp...

Đột quỵ gia tăng ở người trẻ:

Đột quỵ gia tăng ở người trẻ: "Cảnh báo đỏ" độ tuổi 20 - 40

09 Tháng 06, 2025

Từng là căn bệnh gắn liền với người cao tuổi, đột quỵ giờ đây đang "tấn công" ngày càng nhiều người trong độ tuổi thanh...

Ronaldo phát biểu đầy cảm xúc sau trận thắng của Bồ Đào Nha

Ronaldo phát biểu đầy cảm xúc sau trận thắng của Bồ Đào Nha

09 Tháng 06, 2025

Siêu sao Cristiano Ronaldo tuyên bố sẵn sàng cống hiến hết mình và chấp nhận vì đội tuyển quốc gia Bồ Đào Nha đá đến...

Thời gian công bố điểm thi, điểm chuẩn của kỳ thi vào lớp 10 TPHCM

Thời gian công bố điểm thi, điểm chuẩn của kỳ thi vào lớp 10 TPHCM

09 Tháng 06, 2025

Sở GD&ĐT TPHCM dự kiến công bố điểm thi tuyển sinh lớp 10 THPT vào ngày 23/6, điểm chuẩn vào ngày 26/6.

Ronaldo lập kỷ lục mới cùng tuyển Bồ Đào Nha

Ronaldo lập kỷ lục mới cùng tuyển Bồ Đào Nha

09 Tháng 06, 2025

Cristiano Ronaldo tiếp tục làm nên lịch sử khi ghi bàn trong chiến thắng nghẹt thở của Bồ Đào Nha trước Tây Ban Nha ở...

NÓNG: Xuất hiện vùng áp thấp ở Biển Đông, có nhiều khả năng mạnh lên thành bão

NÓNG: Xuất hiện vùng áp thấp ở Biển Đông, có nhiều khả năng mạnh lên thành bão

09 Tháng 06, 2025

Theo Trung tâm Dự báo Khí tượng Thuỷ văn Quốc gia, xác suất mạnh lên thành áp thấp nhiệt đới là khoảng 90%. Vào khoảng...

Mâu thuẫn ông Trump-Musk khiến NASA phải cầu viện Roscosmos?

Mâu thuẫn ông Trump-Musk khiến NASA phải cầu viện Roscosmos?

09 Tháng 06, 2025

Lầu Năm Góc và NASA đang khẩn trương tìm kiếm một giải pháp thay thế cho tàu vũ trụ Dragon của tập đoàn SpaceX thuộc...

Tạm giữ trên 23 nghìn lọ yến chưng nghi không đạt chất lượng

Tạm giữ trên 23 nghìn lọ yến chưng nghi không đạt chất lượng

09 Tháng 06, 2025

Lực lượng chức năng tỉnh Phú Thọ tạm giữ hơn 23.000 sản phẩm yến chưng nghi không đạt chất lượng tại Công ty TNHH Yến...

Phim kinh dị Việt soán ngôi vương phòng vé

Phim kinh dị Việt soán ngôi vương phòng vé

09 Tháng 06, 2025

Giới phê bình nhận định, bộ phim kinh dị 'Dưới đáy hồ' sẽ nằm trong tốp phim Việt trăm tỷ bởi sức hút của đề...

Á hậu 3 Miss Grand International từ bỏ danh hiệu, ông Nawat phản ứng gây chú ý

Á hậu 3 Miss Grand International từ bỏ danh hiệu, ông Nawat phản ứng gây chú ý

09 Tháng 06, 2025

Sau khi Á hậu 3 Miss Grand International 2024 tuyên bố từ bỏ danh hiệu, ông Nawat đã có phản ứng gây chú ý.

Indonesia tăng mạnh thứ hạng trên BXH FIFA

Indonesia tăng mạnh thứ hạng trên BXH FIFA

09 Tháng 06, 2025

Theo tính toán từ trang Football Ranking, việc đánh bại tuyển Trung Quốc giúp Indonesia sẽ được cộng thêm khá nhiều điểm.

Nữ nghệ sĩ tham gia

Nữ nghệ sĩ tham gia "Em xinh say hi" chính thức xin lỗi HIEUTHUHAI

08 Tháng 06, 2025

Áng Sáng AZA thừa nhận cô hành xử thiếu suy nghĩ, làm ảnh hưởng đến anh HIEUTHUHAI một nghệ sĩ mà cô tôn trọng,...

0.73864 sec| 2299.164 kb